1/ Thực hành 5S là gì?

Thực hành 5S là một phương pháp quản lý môi trường làm việc đơn giản và hiệu quả, được áp dụng không chỉ tại nơi làm việc mà còn tại nơi ở. Bằng việc thực hiện các bước của 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng), chúng ta có thể tạo ra một môi trường sống và làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và hiệu quả.

Nội dung của thực hành 5S

Thực hành 5S gồm những thành phần sau đây:

1. Sàng lọc/Phân loại (Seiri/Sort): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết và chỉ giữ lại những vật dụng quan trọng, tạo sự gọn gàng và thuận tiện trong công việc.

2. Sắp xếp (Seiton/Set in Order): Đặt những vật dụng còn lại vào vị trí phù hợp, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

3. Sạch sẽ (Seiso/Shine): Vệ sinh sạch sẽ, bảo dưỡng các vị trí làm việc, trang thiết bị và công cụ đảm bảo an toàn và hiệu quả.

4. Săn sóc/Tiêu chuẩn (Seiketsu/Standardize): Đảm bảo mọi người thực hiện các quy tắc 5S, duy trì sự gọn gàng và sạch sẽ trong quá trình làm việc.

5. Sẵn sàng/Kỷ luật (Shitsuke): Xây dựng thói quen 5S thành một phần của cuộc sống hàng ngày, duy trì và nâng cao tiến trình 5S theo thời gian.

Qua việc thực hiện 5S, mục tiêu cuối cùng là tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tổ chức và hiệu quả, giúp cải thiện năng suất và giảm lãng phí.

2/ Lợi ích của việc Thực hành 5S tại nơi ở và nơi làm việc

Việc thực hành 5S tại nơi ở và nơi làm việc mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm:

1. Tăng hiệu suất làm việc: 5S giúp tăng hiệu suất và năng suất làm việc bằng cách tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tổ chức. Việc tìm kiếm và truy cập vào các vật dụng, công cụ và tài liệu trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

2. Giảm lãng phí: 5S giúp loại bỏ những vật dụng không cần thiết và tập trung chỉ vào những thứ quan trọng nhất. Điều này giảm lãng phí không gian, tài liệu, thời gian và nguồn lực, góp phần vào sự tối ưu hoá và hiệu quả trong công việc.

3. Tạo một môi trường an toàn: 5S tạo điều kiện cho môi trường làm việc an toàn. Việc đảm bảo vị trí đúng của các công cụ và vật dụng, giữ gìn vệ sinh và loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn sẽ giảm nguy cơ gây tai nạn và chấn thương tại nơi làm việc.

4. Nâng cao hài lòng của nhân viên: 5S tạo điều kiện cho một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và thoải mái. Việc có một nơi làm việc gọn gàng và sáng sủa giúp cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên, tạo ra sự hài lòng và sự thoải mái trong công việc hàng ngày.

5. Nâng cao hình ảnh và uy tín: Một môi trường nơi làm việc tốt và sạch sẽ làm tăng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc thu hút khách hàng, đối tác và nhân viên tài năng.

Tóm lại, việc thực hành 5S mang lại nhiều lợi ích cả cho cá nhân và tổ chức, bằng cách tạo ra một môi trường làm việc tối ưu, giúp tăng hiệu suất, giảm lãng phí, tăng an toàn và nâng cao hài lòng của nhân viên.

3/ Quy trình thực hành 5S

Quy trình thực hành 5S là một phương pháp quan trọng trong việc quản lý không gian làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là hướng dẫn thực hành 5S:

5S để sạch, đẹp, an toàn và năng suất

1. Sàng lọc/Phân loại (Seiri/Sort):

- Đầu tiên, hãy chọn một khu vực hoặc một bộ phận cụ thể để bắt đầu.

- Kiểm tra từng vật dụng và công cụ trong khu vực đó và quyết định xem những gì cần được giữ lại và những gì cần loại bỏ.

- Đánh dấu các vật phẩm không cần thiết hoặc hỏng hóc để tiến hành xử lý sau này.

2. Sắp xếp (Seiton/Set in Order):

- Xác định một vị trí cụ thể cho từng vật phẩm còn lại.

- Đặt nhãn và đánh số cho các vị trí lưu trữ.

- Tạo ra một bản đồ về vị trí của mỗi vật phẩm trong khu vực làm việc.

3. Sạch sẽ (Seiso/Shine):

- Dọn dẹp và làm sạch khu vực làm việc.

- Nắm bắt các vấn đề về vệ sinh và sửa chữa nhỏ nếu cần.

- Đặt lịch bảo dưỡng định kỳ để duy trì sạch sẽ và an toàn cho môi trường làm việc.

4. Săn sóc/Tiêu chuẩn (Seiketsu/Standardize):

- Thiết lập một quy trình làm việc chuẩn cho khu vực làm việc.

- Đảm bảo mọi người hiểu rõ quy trình và tuân thủ nó.

- Lên lịch kiểm tra định kỳ và dẫn chứng việc tuân thủ quy trình.

5. Sẵn sàng/Kỷ luật (Shitsuke/Sustain):

- Thực hiện giám sát định kỳ để đảm bảo tuân thủ quy trình 5S.

- Đưa ra phần thưởng và công nhận cho những cống hiến và sự tuân thủ tốt.

- Xây dựng một văn hóa tự động nhằm duy trì và nâng cao quá trình 5S.

Lưu ý rằng quy trình 5S không chỉ là một lần thực hiện mà nó là một quá trình liên tục. Bạn có thể áp dụng nó cho nhiều khu vực làm việc khác nhau trong tổ chức của bạn.

4/ Ví dụ về thực hiện 5S

Không chỉ trong công việc mà trong cuộc sống và học tập chúng ta cũng nên ý thức thực hiện 5S.

Ví dụ 1: Dọn dẹp bàn học tập

- Bỏ những cuốn sách hoặc tài liệu không cần thiết đi là Sàng lọc (1. Seiri).

- Sắp xếp tài liệu sao cho dễ nhớ và dễ tìm, lúc cần học có thể lấy ra được ngay, không mất thời gian tìm là Sắp xếp (2. Seiton).

- Học xong lại dọn dẹp sạch sẽ là Sạch sẽ (3. Seiso).

- Duy trì thực hiện những việc trên thường xuyên và liên tục là Săn sóc (4. Seiketsu)

- Trước lúc học, đang học, học xong luôn ý thức và thực hiện việc ngăn nắp, sạch sẽ là Sẵn sàng (5. Shitsuke).

Ví dụ 2: Thực hiện 5S đối với nhân viên IT

- Dọn dẹp các folder không cần thiết là Sàng lọc (1. Seiri).

- Sắp xếp các folder sao cho logic và lúc cần có thể lấy ra được. Một đến hai ăm sau vẫn có thể lấy ra được là Sắp xếp (2. Seiton).

- Ý thức dọn dẹp, không tạo folder bừa bãi là Sạch sẽ (3. Seiso).

- Duy trì thực hiện những việc trên thường xuyên và liên tục là Săn sóc (4. Seiketsu)

- Trước lúc làm, đang làm, làm xong luôn ý thức và thực hiện việc ngăn nắp, sạch sẽ là Sẵn sàng (5. Shitsuke).